Gesetzliche Richtlinien zur Fiskalisierung in Europa

Fiskalisierung bezieht sich auf den rechtlichen Rahmen und die technischen Maßnahmen, die von Regierungen implementiert werden, um eine genaue Erfassung und Meldung finanzieller Transaktionen für steuerliche Zwecke sicherzustellen. Dieses System soll Steuerhinterziehung bekämpfen und die Transparenz in Geschäftsprozessen verbessern, indem der Einsatz von zertifizierten Geräten, Software oder Verfahren vorgeschrieben wird, die Verkaufsdaten sicher dokumentieren.

Die Anforderungen an die Fiskalisierung umfassen typischerweise die Nutzung von Fiskalgeräten wie Registrierkassen oder Software, die mit den Steuerbehörden verbunden sind, die Ausgabe konformer Belege sowie die Echtzeit- oder periodische Übermittlung von Transaktionsdaten an staatliche Systeme. Diese Maßnahmen schaffen ein sichereres und zuverlässigeres Steuersystem, das sowohl Unternehmen als auch Regulierungsbehörden zugutekommt.

In Europa unterscheiden sich die Fiskalisierungsanforderungen erheblich zwischen den Ländern, was unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, technische Infrastrukturen und Implementierungsansätze widerspiegelt. In diesem Artikel beleuchten wir die Fiskalisierungsrahmen von fünf wichtigen europäischen Märkten (Deutschland, Österreich, Spanien, Italien und Frankreich) und geben einen umfassenden Überblick über deren Anforderungen und bevorstehende Änderungen.

Was ist das Ziel der Fiskalisierung?

Fiskalisierung ist das Fundament moderner Steuersysteme und gewährleistet, dass jede finanzielle Transaktion sicher erfasst und den Steuerbehörden gemeldet wird. Im Kern umfasst Fiskalisierung technologiegestützte Maßnahmen wie zertifizierte Software, sichere Geräte oder Echtzeitmeldesysteme, um die Integrität der Finanzdaten zu schützen.

Die Standardisierung der Transaktionsaufzeichnung:

• Bekämpft Steuerbetrug: Einer der Hauptantriebe der Fiskalisierung ist die Reduzierung von Steuerhinterziehung, insbesondere in bargeldintensiven Branchen. Durch die Verpflichtung zur sicheren und manipulationssicheren Transaktionsaufzeichnung wird sichergestellt, dass alle steuerpflichtigen Einnahmen korrekt gemeldet werden.
• Erhöht Transparenz: Fiskalisierungssysteme verbessern die Sichtbarkeit für Steuerbehörden, ermöglichen Echtzeitüberwachung oder schnellen Zugriff auf Transaktionsdaten. Diese gesteigerte Transparenz stärkt Vertrauen und sorgt für Verantwortlichkeit bei allen Marktteilnehmern.

Je nach länderspezifischen Vorschriften können Fiskalisierungslösungen hardware- (z.B.manipulationssichere Registrierkassen oder zertifizierte Telematikgeräte) oder softwarebasiert (z.B. Cloud-Lösungen oder zertifizierte Anwendungen) sein. Hardwarebasierte Ansätze erfordern häufig die Installation physischer Geräte am Point of Sale, während softwarebasierte Systeme die (Cloud-)Technologie für eine sichere und flexible Datenübertragung nutzen. In Ländern wie Deutschland, Italien oder Österreich ist auch ein kombinierter Ansatz aus Hardware- und Softwareoptionen möglich.

🇩🇪 KassenSichV in Deutschland: Manipulationssichere Aufzeichnungssysteme

Deutschland führte sein Fiskalisierungssystem 2020 durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ein. Die Verordnung schreibt vor, dass alle Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitsenrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen, die entweder hardware- oder cloudbasiert sein kann. Die TSE zeichnet jede Transaktion manipulationssicher auf und generiert eine digitale Signatur, um Manipulationen zu verhindern. Diese signierten Transaktionsdaten werden gespeichert und müssen für Prüfungen durch die Finanzbehörden verfügbar sein.

Wichtige Aspekte der Fiskalisierung in Deutschland

• Cloud- und Hardware-Optionen: Unternehmen können zwischen cloudbasierten TSEs wie fiskaly SIGN DE und hardwarebasierten Optionen wählen, die direkt in Kassensysteme integriert werden. Cloudbasierte Lösungen werden vom Dienstleister gewartet und aktualisiert, was die Einhaltung von gesetzlichen Änderungen nach der ersten Integration erleichtert.

• TSE-Zertifizierung: Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Dies stellt sicher, dass der Sicherheitsmechanismus strenge nationale Standards für Datenintegrität und Manipulationsschutz erfüllt.

  DSFinV-K-Format: Transaktionsdaten müssen im standardisierten DSFinV-K-Format (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme) aufgezeichnet werden. Dies erleichtert die Überprüfung und Analyse der Daten während steuerlicher Prüfungen. Diese Standardisierung stellt sicher, dass alle Kassendaten vollständig, nachvollziehbar und überprüfbar sind.

• Belegpflicht: Unternehmen sind verpflichtet, für jede Transaktion einen Beleg auszustellen, unabhängig von der Zahlungsart. Diese Verpflichtung stellt sicher, dass alle Verkäufe erfasst und korrekt gemeldet werden.

  Meldepflicht: Ab Januar 2025 müssen alle in Deutschland tätigen Unternehmen elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassen, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler) sowie TSE-Details beim Finanzamt melden.

🇦🇹 RKSV in Österreich: Robuste digitale Signaturen

Österreichs Fiskalisierungssystem wurde 2016 eingeführt. Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) basiert auf digitalen Signaturen, um Transaktionsdaten zu sichern und deren Integrität zu gewährleisten. Sie verpflichtet Unternehmen, manipulationssichere Registrierkassen zu verwenden, um alle Transaktionen sicher zu erfassen. Ein zentraler Aspekt des österreichischen Systems ist die Verpflichtung zu digitalen Signaturen: Jede Transaktion muss mit einem sicheren Signaturerstellungsgerät, das mit der Registrierkasse verbunden ist, signiert werden.

Wichtige Aspekte der Fiskalisierung in Österreich

• Einzelaufzeichnungspflicht: Unternehmen in Österreich sind verpflichtet, Einzelaufzeichnungen zu führen, d.h. die laufende und individuelle Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben.

• Belegerteilungspflicht: Ähnlich wie in anderen Ländern sind Unternehmen verpflichtet, bei jeder Barzahlung einen Beleg auszustellen, der detaillierte Informationen zur Transaktion enthält, um Transparenz zu schaffen und Steuerbetrug zu verhindern.

  Registrierkassenpflicht: Unternehmen müssen Registrierkassen verwenden, die spezifischen technischen und sicherheitsrelevanten Standards entsprechen, um eine genaue Erfassung von Verkaufstransaktionen sicherzustellen. Jede Registrierkasse muss über eine eindeutige Identifikationsnummer verfügen, die über das FinanzOnline (FON)-Portal bei den österreichischen Finanzbehörden registriert wird. Diese ID verknüpft das Gerät mit dem Unternehmen und sorgt für eine transparente Prüfspur.

  Digitale Signatur: Die Signaturpflicht (§ 131b BAO) schreibt vor, dass Belege mit einem sicheren Signaturerstellungsgerät digital signiert werden müssen, sodass Änderungen an den Daten sofort erkennbar sind. Diese digitale Signatur gewährleistet die Authentizität der Transaktionsaufzeichnungen.

• QR-Codes auf Belegen: Jeder Beleg, der von einer konformen Registrierkasse ausgestellt wird, muss einen QR-Code enthalten. Kunden und Prüfer können diesen Code scannen, um die Gültigkeit des Belegs zu überprüfen.

🇪🇸 SII, Verifactu und TicketBAI in Spanien: Softwarebasierte Sofortübermittlung von Informationen

Das Fiskalisierungsmodell in Spanien konzentriert sich auf reine Cloud-Fiskalisierung, wobei die Fiskalisierungslandschaft durch die fünf verschiedenen Steuerbehörden des Landes und unterschiedliche Gesetzgebungen, die verschiedene Arten von Unternehmen betreffen, recht komplex ist.

Wichtige Aspekte der Fiskalisierung in Spanien

Für Unternehmen mit einem Umsatz von über 6 Millionen Euro:

Seit 2017 ist die Meldung von fiskalischen Daten für Unternehmen mit einem Umsatz von über 6 Millionen Euro durch das System Suministro Inmediato de Información (SII) verpflichtend. Das SII-System verlangt die digitale Übermittlung von umsatzsteuerbezogenen Transaktionsdaten an die spanische Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT).

Für Unternehmen mit einem geringeren Umsatz gibt es – abhängig von den fünf Steuerbehörden Spaniens – bereits bestehende oder bevorstehende Regelungen:

• Verifactu: Mit den im Oktober 2024 genehmigten Spezifikationen durch die nationale Steuerbehörde (Agencia Tributaria, AEAT) konzentriert sich die Verifactu-Regulierung auf die Schaffung eines standardisierten Rechnungssystems. Die Verifactu-Software entspricht dem spanischen Betrugsbekämpfungsgesetz und der Verordnung, die die Anforderungen an Rechnungssoftware definiert, einschließlich der Möglichkeit zur Echtzeitkommunikation mit der AEAT. Die Einhaltung der Verifactu-Anforderungen wird ab Januar 2026 für Unternehmen und Freiberufliche in ganz Spanien verpflichtend sein, mit Ausnahme derjenigen mit steuerlichem Wohnsitz im Baskenland und in der Region Navarra. Es ist wichtig zu beachten, dass alle in Spanien verwendeten Rechnungssoftware bis Juli 2025 den technischen Anforderungen von Verifactu entsprechen müssen.

  TicketBAI: Diese Regulierung wird von den regionalen Steuerbehörden des Baskenlands (Bizkaia, Guipúzcoa und Álava) vorangetrieben. Unternehmen müssen die Vorschriften von TicketBAI einhalten, einem softwarebasierten Fiskalisierungssystem, das sicherstellt, dass alle Rechnungen digital signiert und an die lokalen Steuerbehörden gemeldet werden. In Bizkaia ist TicketBAI Teil eines umfassenderen Steuerkontrollrahmens namens BATUZ. TicketBAI wird schrittweise von 2021 bis 2026 eingeführt, und obwohl die Regelung dieselbe ist, hat jede Provinz ihre eigenen technischen Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Deshalb ist es wichtig, die spezifischen Spezifikationen in den verschiedenen Regionen zu kennen.

• Gesetzgebung in Navarra: Die Steuerbehörden dieser Region entwickeln derzeit eine neue Gesetzgebung, die TicketBAI und Verifactu ähnelt und Unternehmen verpflichtet, alle ihre Transaktionsdaten in Echtzeit an die Steuerbehörden zu übermitteln. Obwohl es noch keinen offiziellen Zeitplan für diese Gesetzgebung gibt, wird die Verabschiedung für 2026 erwartet.

🇮🇹 Italien auf dem Weg zur cloudbasierten Fiskalisierung: Elektronische Belege ohne RT

Italiens Fiskalisierungsregelungen konzentrieren sich auf das „documento commerciale" (das Handelsdokument, zuvor als scontrino elettronico oder elektronischer Beleg bekannt) und verpflichtende E-Rechnungsstellungssysteme, die Transparenz erhöhen und Steuerhinterziehung bekämpfen sollen. Seit dem 1. Januar 2020 müssen Unternehmen für alle Transaktionen elektronische Belege ausstellen und die Daten an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) über zertifizierte Hardware-Geräte, die sogenannten „Registratori Telematici“ (RTs), oder über das Online-Verfahren für Handelsdokumente übermitteln, das die AdE jedem Händler auf dem Portal für Rechnungen und Belege („Fatture e Corrispettivi“) zur Verfügung stellt. Italien befindet sich derzeit auf dem Weg zu einer zunehmend cloudbasierten Fiskalisierung, was Unternehmen eine flexiblere, erschwinglichere und bequemere Möglichkeit bietet, ihre Geschäfte zu betreiben und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wichtige Aspekte der Fiskalisierung in Italien

• Zertifizierte Telematik-Kassen: Unternehmen sind verpflichtet, zertifizierte elektronische Geräte (Registratori Telematici, RT) zu verwenden, um Transaktionsdaten sicher zu erfassen und zu übermitteln. Diese zertifizierten Kassensysteme generieren einzigartige Identifikationsnummern für jeden Beleg und müssen eine sichere Erfassung sowie die tägliche digitale Übermittlung der Transaktionsdaten und telematischen Gebühren an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) gewährleisten.
• Datenübermittlung: Transaktionsdaten müssen an die Steuerbehörden übermittelt werden, um eine kontinuierliche Überwachung der Unternehmensaktivitäten zu ermöglichen. Nutzen Steuerpflichtige das Online-Verfahren für Handelsdokumente, wie es von fiskaly SIGN IT Lite angeboten wird, erfolgt die Übermittlung in Echtzeit. Alternativ dazu werden die Daten bei Verwendung eines RT-Geräts am Ende des Tages, spätestens jedoch innerhalb von 12 Tagen nach dem Tag der Aufzeichnung, übermittelt. Diese Übersicht trägt dazu bei, die Steuerhinterziehung zu verringern und die ordnungsgemäße Erhebung der Mehrwertsteuer sicherzustellen.
• Elektronische Rechnungsstellung: Der rechtliche Rahmen für die elektronische Rechnungsstellung in Italien, festgelegt durch das Legislativdekret 148/2018 und Dekret 55/2013, betrifft öffentliche Behörden und andere Einrichtungen. In Übereinstimmung mit der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU wurde die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen (B2G) für zentrale Verwaltungen verpflichtend. Zunächst galt dies nur für Ministerien, Finanzämter und nationale Sicherheitsbehörden, wurde jedoch 2015 auf alle öffentlichen Einrichtungen ausgeweitet. Im Januar 2019 wurde Italien das erste EU-Land, das die elektronische Rechnungsstellung auf nationaler Ebene für B2B- und B2C-Transaktionen verpflichtend machte.
• Neue Optionen für cloudbasierte Fiskalisierung: Die definierten Anforderungen für die cloudbasierte Fiskalisierung in Italien werden Anfang 2025 erwartet.

🇫🇷 Zertifizierte Kassensoftware in Frankreich

Frankreich verfolgt einen softwarezentrierten Ansatz zur Fiskalisierung mit der 2018 eingeführten Regelung, die den Einsatz zertifizierter Kassensysteme vorschreibt. Ziel ist es, Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und sicherzustellen, dass Unternehmen genaue und unveränderte Transaktionsaufzeichnungen führen.

Wichtige Aspekte der Fiskalisierung in Frankreich

• Einsatz zertifizierter Software: Seit dem 1. Januar 2018 müssen Unternehmen, die der Mehrwertsteuer unterliegen und B2C-Verkäufe tätigen, Software verwenden, die von akkreditierten Stellen (wie NF525) zertifiziert ist, oder einen gleichwertigen Nachweis über die Einhaltung erbringen. Diese Systeme müssen die Unveränderbarkeit, Sicherheit, Speicherung und Prüfbarkeit der Daten gewährleisten.
• Unveränderlichkeit und Rückverfolgbarkeit: Kassensoftware muss sicherstellen, dass Verkaufsdaten nicht rückwirkend geändert werden können. Alle Transaktionen sollten rückverfolgbar sein, mit klaren Aufzeichnungen über deren Ursprung und Änderungen.
• Elektronische Rechnungsstellung (Facturation électronique): Die elektronische Rechnungsstellung ist seit dem 1. Januar 2020 für B2G-Transaktionen verpflichtend, mit früheren Einführungen für größere Unternehmen ab 2017. B2B-E-Rechnungsstellung und Echtzeitberichterstattung werden in einem dreiphasigen Ansatz bis Januar 2026 für Unternehmen verpflichtend.
• Anforderungen an Belege: Gedruckte oder digitale Belege müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie Datum und Uhrzeit der Transaktion, Gesamtbetrag (einschließlich Aufschlüsselung der Mehrwertsteuer) und eine eindeutige Identifikations- oder Rechnungsnummer. Im Rahmen des Anti-Abfall-Gesetzes (Loi anti-gaspillage, Gesetz Nr. 2020-105 vom 10. Februar 2020) müssen Händler gedruckte Belege nur auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden bereitstellen, während Kunden die Möglichkeit erhalten müssen, Belege elektronisch zu erhalten.

Fazit

Fiskalisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Steuerkonformität für Unternehmen in Europa und sorgt für Transparenz und Fairness. Durch das Verständnis der spezifischen Anforderungen in Deutschland, Österreich, Spanien, Italien und Frankreich können Unternehmen die Komplexität der Einhaltung besser bewältigen.

Wir wissen, dass es schwierig sein kann, komplexe Anforderungen zu verstehen. Deshalb hilft fiskaly Unternehmen und Softwareanbietern, die Einhaltung der Vorschriften durch einfach integrierbare cloudbasierte Lösungen und technische Unterstützung mit Expertise zu erleichtern.