Betrieb von Registrierkassen in Italien: Was Unternehmen wissen müssen

Die Spezifikationen und Betriebsweisen für Registrierkassenbelege sowie die Eigenschaften der erforderlichen Geräte unterscheiden sich je nach nationaler Gesetzgebung.

Italien war eines der ersten Länder weltweit, das in den frühen 1980er Jahren Fiskalisierungsvorschriften einführte. Ziel war es, das Risiko der Datenmanipulation einzudämmen und die Authentizität und Integrität der Transaktionsaufzeichnungen sicherzustellen.

Fiskalisierungsvorschriften in Italien

Vor 2019 wurden die italienischen Gesetze und Vorschriften für Registrierkassen durch das Dekret vom 23. März 1983 festgelegt. Diese Regelungen wurden später umfassend aktualisiert, um telematische Registrierkassen (bekannt als „registratori telematici“ oder RT) und elektronische Kassenbelege (scontrini elettronici, heute als „documento commerciale“ oder Handelsdokument bekannt) einzuführen.

Seit dieser bedeutenden Steuerreform müssen alle fiskalen Geräte die täglichen Transaktionsdaten automatisch an die Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) übermitteln. Händler sind verpflichtet, zertifizierte Geräte wie RT-Kassen (auch als RT-Drucker bezeichnet) oder RT-Server zu benutzen, die eine direkte Kommunikation zwischen dem Einzelhändler und den Servern der Steuerbehörde ermöglichen.

Was macht eine Registrierkasse?

Eine Registrierkasse ist ein Gerät, das in Einzelhandels- und Geschäftsumgebungen eingesetzt wird, um Verkaufsprozesse zu verwalten, Einnahmen zu verfolgen und eine genaue Buchführung zu gewährleisten. Obwohl die genauen Anforderungen an eine Registrierkasse von landesspezifischen Vorschriften abhängen, besteht ihre Hauptaufgabe darin, Verkaufsprozesse zu erfassen, Steuern zu berechnen, Zahlungen zu speichern und Belege zu drucken.

Viele Registrierkassen können mit anderen Geräten wie Barcodescannern, Druckern und Zahlungsterminals integriert werden. Dadurch werden Arbeitsabläufe optimiert, das Produktinventar effizient verwaltet und die Sicherheit erhöht. Moderne Registrierkassen können zudem mit cloudbasierten Plattformen und Steuerbehörden kommunizieren, was präzise Transaktionen und einfache Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ermöglicht.

Seit wann ist die telematische Registrierkasse (RT) verpflichtend?

Die telematische Registrierkasse (RT) ist in Italien seit dem 1. Januar 2020 für die meisten Unternehmen verpflichtend. Diese Anforderung war Teil einer umfassenderen Steuerreform, die eingeführt wurde, um Transparenz zu erhöhen und Steuerhinterziehung zu bekämpfen, indem Verkaufsdaten automatisch an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) übermittelt werden. Das Gesetz sah einen zweistufigen Zeitplan für die verpflichtende Umsetzung vor:

• Ab dem 1. Juli 2019 galt die Verpflichtung zunächst für Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz von über 400.000 €.

  Ab dem 1. Januar 2020 wurde die Verpflichtung auf alle Unternehmen unabhängig von ihrer Umsatzgröße ausgeweitet. Alle mussten zertifizierte telematische Registrierkassen verwenden, um tägliche Transaktionsdaten elektronisch an die Steuerbehörden zu übermitteln. Die endgültige Frist wurde später auf den 1. Januar 2021 verlängert.

Das RT-System ersetzte die traditionellen Fiskalbelegsysteme und sorgte für größere Genauigkeit, Echtzeit-Berichterstattung und die Einhaltung moderner Steuerregeln.

Was sind die Anforderungen an die Registrierkasse in Italien?

Gemäß dem Fiskaldekret, das mit dem Haushaltsgesetz 2019 verknüpft ist, müssen alle Registrierkassen in Italien mit dem Internet verbunden sein, um die telematische Übermittlung von Gebühren zu ermöglichen. Dies erforderte, dass Hersteller ihre Geräte an die neuen gesetzlichen Anforderungen anpassten.

Das zuvor verwendete „Korrespondenzbuch“ zur Aufzeichnung der täglichen Einnahmen wurde abgeschafft. Außerdem wurde das fiskalische Heft der Registrierkassen digitalisiert und ist nun über einen QR-Code zugänglich, der an der Registrierkasse angebracht ist. Der traditionelle Fiskalbeleg wurde durch das Handelsdokument ersetzt.

Seit 2019 wird die Registrierkassenausrüstung als telematische Registrierkasse (RT) bezeichnet. Fiskaldaten im telematischen XML-Format werden täglich und automatisch an die AdE (Agenzia delle Entrate) übermittelt, während Kunden eine nicht-fiskalische Quittung (entweder in Papierform oder digital) als Kauf- oder Zahlungsnachweis erhalten.

Wie funktioniert die telematische Registrierkasse?

Die telematische Registrierkasse verfügt typischerweise über eine numerische Tastatur oder einen Touchscreen, einen fiskalischen Drucker und eine anpassbare Tastatur zur Dateneingabe. Sie ist mit einer entfernten Datenbank verbunden, was den Download von Steuerinformationen und die Zusammenfassung von Transaktionen ermöglicht.

Was muss ich tun, um eine telematische Registrierkasse zu installieren?

Um in Italien eine telematische Registrierkasse (RT) zu erwerben und die aktuellen Anforderungen an die fiskalische Berichterstattung zu erfüllen, sind folgende Schritte notwendig:

1. Auswahl eines zertifizierten Geräts: Wählen Sie ein zugelassenes RT-Modell aus.
2. Kauf und Installation: Lassen Sie das Gerät von einem autorisierten Techniker installieren.
3. Registrierung des Geräts: Aktivieren Sie das Gerät bei der AdE (Agenzia delle Entrate) zur eindeutigen Identifikation.
4. Einrichtung der Datenübertragung: Konfigurieren Sie die automatische tägliche Übertragung der Verkaufsdaten.
5. Einhaltung der Vorschriften: Stellen Sie eine regelmäßige Wartung und Aktualisierung des Geräts sicher.

Wie viel kostet es, eine Registrierkasse zu registrieren und zu betreiben?

Die Kosten für die Registrierung einer telematischen Registrierkasse (RT) in Italien umfassen hauptsächlich den Kauf und die Installation des Geräts selbst, da keine separate Registrierungsgebühr von der Agenzia delle Entrate erhoben wird.

Die Kosten gliedern sich typischerweise in:

• Den Kauf des zertifizierten RT-Geräts

  Installation und Aktivierung

  Wartung und Updates

Die Erkundung zertifizierter Software-Alternativen kann für Unternehmen eine kostengünstige Lösung darstellen. Die kürzlichen regulatorischen Änderungen erlauben softwarebasierte Lösungen als Alternative zu physischen RT-Geräten. Diese zertifizierten Softwareoptionen können auf bestehenden Geräten installiert werden, was die Anfangsinvestitionen und die laufenden Wartungskosten senkt.

Von Hardware- zu cloudbasierten Fiskalisierungslösungen: Die Zukunft der Registrierkasse

Italiens Gesetzesdekret 1/2024 führt einen neuen Ansatz für die Übermittlung elektronischer Belege über Software ein und macht die Nutzung physischer Registrierkassen und RT-Geräte überflüssig. Der Wechsel zu cloudbasierten Lösungen wie fiskalys SIGN IT soll die Einhaltung steuerlicher Vorschriften vereinfachen, Betriebskosten senken und Verwaltungsprozesse vereinheitlichen.

Ab 2025 haben Unternehmen in Italien die Möglichkeit, auf zertifizierte Softwarelösungen zur Übermittlung von Fiskaldaten umzusteigen. Allerdings hat die italienische Steuerbehörde die technischen Spezifikationen für diese Softwarelösungen noch nicht veröffentlicht. Bis diese Richtlinien bekannt gegeben und regulatorische Details geklärt sind, sind Unternehmen verpflichtet, weiterhin die bestehenden hardwarebasierten Systeme wie telematische Registrierkassen und RT-Geräte zu nutzen, um die Einhaltung der aktuellen Steuervorschriften zu gewährleisten.

fiskalys SIGN IT Lite ermöglicht bereits jetzt die vollumfängliche, gesetzeskonforme automatische Übertragung der Corrispettivi, indem Ihr Kassensystem mit dem Webportal der AdE verbunden wird.

Mit diesem ersten Schritt in Richtung cloudbasierter Fiskalisierung können Unternehmen nahtlos zur zukünftigen Lösung SIGN IT übergehen, die alle Anforderungen der kommenden italienischen Fiskalisierungsregelung abdeckt, sobald die Details veröffentlicht werden.