RKSV-konforme Kassensysteme: Ein Leitfaden für Anbieter
Die Einhaltung der Registrierkassensicherungsverordnung (RKSV) ist für alle Anbieter von Kassensystemen in Österreich nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Qualitätsmerkmal, auf das KundInnen vertrauen. Angesichts der technischen und administrativen Anforderungen, die mit der RKSV einhergehen, kann die Sicherstellung der Konformität jedoch eine Herausforderung darstellen. Dieser Leitfaden bietet Kassensystemanbietern praktische Schritte, um ihre Produkte RKSV-konform zu gestalten und somit rechtliche Sicherheit zu erzielen.
Schritt 1: Verstehen der RKSV-Anforderungen
Bevor Sie mit der Anpassung Ihrer Kassensysteme beginnen, ist es entscheidend, ein tiefes Verständnis für die Anforderungen der RKSV zu entwickeln. Dazu gehören:
- Einzelaufzeichnungspflicht: Jede Transaktion muss einzeln erfasst und dokumentiert werden.
- Belegerteilungspflicht: Für jede Transaktion muss ein Beleg erstellt und dem Kunden ausgehändigt werden. Hierbei macht es keinen Unterschied, ob dies in der klassischen Printversion erfolgt oder zeitgemäß als digitale Alternative.
- Sicherheitseinrichtung (SE) bzw. Signaturerstellungseinheit: Jedes Kassensystem muss mit einer SE und im Detail mit einer Signaturerstellungseinheit (SEE) ausgestattet sein, die Transaktionen signiert und manipulationssicher speichert.
Schritt 2: Auswahl der richtigen Technologie
Um die Anforderungen der RKSV zu erfüllen, müssen POS-Anbieter die richtige Technologie wählen. Dies beinhaltet die Entscheidung zwischen verschiedenen Arten von technischen Sicherheitseinrichtungen:
- Signaturkarten oder
- Cloud-basierte Lösungen, wie sie beispielsweise von fiskaly mit SIGN AT angeboten werden.
Während traditionelle Signaturkarten eine physische Komponente in jedem Kassensystem erfordern, bieten Cloud-Lösungen eine flexiblere und oft kosteneffizientere Alternative, die keine Hardware-Installation benötigt.
Schritt 3: Implementierung der Sicherheitseinrichtung
Nach der Auswahl der Technologie müssen Kassenanbieter die Sicherheitseinrichtung (SE) in ihre Produkte integrieren. Für Cloud-Lösungen bedeutet dies die Einrichtung einer Schnittstelle zur Cloud-Plattform, die die Signaturerstellung und -speicherung übernimmt. Es ist wichtig, dass diese Integration sicher und konform mit den RKSV-Vorschriften erfolgt.
Schritt 4: Sicherstellung der Transparenz und Compliance
Um vollständige RKSV-Konformität zu gewährleisten, müssen Anbieter auch Aspekte wie die automatische Belegerstellung und die Einzelaufzeichnung jeder Transaktion abdecken. Darüber hinaus sollten Kassensysteme in der Lage sein, automatische Updates zu empfangen, um stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
Schritt 5: Unterstützung und Schulung für Endnutzer
Nach der Implementierung der erforderlichen technischen Lösungen ist es ebenso wichtig, die EndnutzerInnen – also HändlerInnen und KassennutzerInnen – zu unterstützen. Eine ausführliche Dokumentation und ein zuverlässiger Kundenservice können hierbei wesentlich zur reibungslosen Nutzung und zur Einhaltung der RKSV beitragen.
Fazit
Die Anpassung von Kassensystemen an die RKSV ist eine komplexe Aufgabe, die ein tiefes Verständnis der gesetzlichen Anforderungen, die Auswahl der passenden Technologie und eine sorgfältige Implementierung erfordert. Durch die Berücksichtigung dieser Schritte können Kassenanbieter jedoch nicht nur die Konformität mit der RKSV sicherstellen, sondern auch den Wert ihrer Produkte für EndnutzerInnen steigern. Letztendlich ist die Einhaltung der RKSV nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern auch eine Chance, Vertrauen bei Kunden aufzubauen und ein vollkommen gesetzeskonformes Produkt anbieten zu können.
