Possedere un registratore di cassa in Italia: Cosa devono sapere le aziende
Il contenuto, i formati, i metodi operativi e altri aspetti degli scontrini dei registratori di cassa, insieme alle caratteristiche delle attrezzature richieste, variano in base alle normative di ciascun paese.
L’Italia è stata tra i primi Paesi al mondo a introdurre normative fiscali all'inizio degli anni '80, con l'obiettivo di eliminare il rischio di manipolazione dei dati e garantire l’autenticità e l’integrità dei registri delle transazioni.
Normative fiscali in Italia
Prima del 2019, le normative italiane sui registratori di cassa erano regolate dal Decreto del 23 marzo 1983. Queste disposizioni sono state successivamente aggiornate in modo significativo con l'introduzione dei registratori telematici (noti come dispositivi RT o stampanti fiscali) e gli scontrini elettronici (ora denominati documento commerciale).
Dopo questa importante riforma fiscale, tutti i dispositivi fiscali devono trasmettere automaticamente i dati delle transazioni giornaliere all’Agenzia delle Entrate (AdE). I commercianti sono obbligati a utilizzare dispositivi RT certificati, come dispositivi RT (stampanti fiscali) o server RT, che consentono la comunicazione diretta tra il l'esercente e i server dell’AdE.
Cosa fa un registratore di cassa?
Un registratore di cassa è un dispositivo utilizzato in contesti commerciali per gestire le transazioni di vendita, monitorare i ricavi e garantire una contabilità accurata. Anche se i requisiti specifici dipendono dalle normative di ciascun paese, il suo scopo principale è registrare le transazioni, calcolare le imposte, archiviare i pagamenti e stampare gli scontrini.
Molti registratori di cassa possono anche integrarsi con altri dispositivi, come scanner di codici a barre, stampanti e terminali di pagamento. Questo permette di ottimizzare le operazioni, facilitare la gestione dell’inventario dei prodotti e aumentare la sicurezza. I moderni registratori di cassa sono in grado di comunicare con piattaforme basate su cloud e autorità fiscali, garantendo transazioni precise e una conformità agevole.
Da quando è obbligatorio il registratore di cassa telematico?
Il registratore telematico (RT) è obbligatorio in Italia dal 1° gennaio 2020 per la maggior parte delle aziende. Questo requisito è stato introdotto come parte di una riforma fiscale volta a migliorare la trasparenza e combattere l’evasione fiscale, garantendo la trasmissione automatica dei dati di vendita all’AdE. La legge ha previsto un’implementazione graduale:
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Dal 1° luglio 2019, l’obbligo è stato introdotto per le imprese con ricavi annui superiori a 400.000 euro.
Dal 1° gennaio 2020, il mandato è stato esteso a tutte le imprese, indipendentemente dal fatturato. La scadenza finale è stata successivamente prorogata al 1° gennaio 2021.
Il sistema RT ha sostituito i sistemi tradizionali di emissione degli scontrini fiscali, garantendo maggior precisione, reportistica in tempo reale e conformità con le moderne normative fiscali.
Quali sono i requisiti per il registratore di cassa in Italia?
Come stabilito dal Decreto Fiscale legato alla Legge di Bilancio 2019, tutti i registratori di cassa in Italia devono essere connessi a internet per la trasmissione telematica dei corrispettivi. I produttori hanno dovuto adattare i loro dispositivi per rispettare i nuovi requisiti legali.
Il vecchio “registro di corrispondenza” per la registrazione dei ricavi giornalieri è stato eliminato. Inoltre, il libretto fiscale del registratore di cassa è stato digitalizzato e ora è accessibile tramite un codice QR applicato sul dispositivo. Il tradizionale scontrino fiscale è stato sostituito dal documento commerciale.
Dal 2019, i registratori di cassa sono denominati registratori telematici (RT). I dati fiscali, in formato telematico XML, vengono inviati automaticamente all’AdE, mentre ai clienti viene rilasciata una ricevuta non fiscale (cartacea o digitale) come prova d’acquisto.
Come funziona il registratore di cassa telematico (RT)?
Il registratore di cassa telematico è composto solitamente da una stampate fiscale e una tastiera numerica o schermo touch personalizzabile per l'inserimento dei dati. È collegato a una database in remoto (il server RT), consentendo il download dell'informazione fiscale e la sintesi delle transazioni.
Cosa fare per ottenere un registratore di cassa telematico?
Per ottenere un registratore di cassa telematico (RT) in Italia e garantire la conformità alle normative fiscali, è necessario:
- Scegliere un dispositivo certificato: Selezionare un modello RT approvato.
- Acquisto e installazione: Farlo installare da un tecnico autorizzato.
- Registrare il dispositivo: Attivarlo presso l’Agenzia delle Entrate per ottenere un’identificazione univoca.
- Configurare la trasmissione: Impostare la trasmissione automatica giornaliera dei dati di vendita.
- Mantenere la conformità: Tenere il dispositivo aggiornato e manutenzionato regolarmente.
Quanto costa registrare un registratore di cassa?
l costo del set up di un registratore telematico in Italia riguarda principalmente l’acquisto e l’installazione del dispositivo, poiché non sono previste tasse di registrazione dall’Agenzia delle Entrate.
Le spese sono generalmente suddivise in:
- Acquisto del dispositivo RT certificato
- Installazione e attivazione
- Manutenzione e aggiornamenti
Esplorare alternative software certificate può rappresentare una soluzione più economica per le imprese. Le recenti modifiche normative hanno introdotto soluzioni software come alternativa ai dispositivi RT fisici, riducendo i costi iniziali e le spese di manutenzione.
Dall'hardware alle soluzioni di fiscalizzazione basate su cloud: il futuro del registratore di cassa
Il Decreto Legislativo 1/2024 introduce un nuovo approccio per la trasmissione degli scontrini elettronici tramite software, eliminando la dipendenza dai registratori fisici e dai dispositivi RT. La transizione verso soluzioni cloud come SIGN IT di fiskaly mira a semplificare la conformità fiscale, ridurre i costi operativi e unificare i processi amministrativi.
A partire dal 2025, le aziende in Italia potranno scegliere soluzioni software certificate per trasmettere i dati fiscali. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate non ha ancora pubblicato le specifiche tecniche necessarie per queste soluzioni software. Fino alla loro pubblicazione, le imprese devono continuare a utilizzare i sistemi hardware esistenti per garantire la conformità alle normative vigenti.
SIGN IT Lite di fiskaly consente già la trasmissione automatica e conforme dei corrispettivi, collegando il sistema POS al portale web dell’AdE.
Con questo primo passo verso la fiscalizzazione cloud, potrai passare senza problemi alla soluzione futura SIGN IT, che soddisferà tutti i requisiti del nuovo quadro fiscale italiano non appena saranno disponibili ulteriori dettagli.