Abgestimmte Software: Aktuelles zu Veri*Factu und E-Rechnung in Spanien

Rocío Arquiola

Fiskalisierungs-Expertin Spanien

21.11.20239 min Lesezeit

Als Marketing- und PR-Managerin für Spanien beschäftigt sich Rocío mit dem spanischen Markt. Ihr Fokus liegt auf der Vereinfachung der Fiskalisierung rund um TicketBAI, Veri*factu + B2B e-Rechnungen, um Transparenz und Compliance zu stärken.

Am 6. November 2023 veranstaltete die spanische Steuerbehörde (AEAT) ein Webinar für Softwareentwickler und -anbieter. Während dieser Sitzung wurden verschiedene Updates bezüglich der computergestützten Rechnungssysteme (SIF), Veri*Factu und der obligatorischen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mitgeteilt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Highlights der Veranstaltung.

Computergestützte Rechnungssysteme (SIF) und Veri*Factu

Das Betrugsbekämpfungsgesetz bezieht sich auf computergestützte Fakturierungssysteme, die als SIF (spanisch: Sistemas Informáticos de Facturación) bezeichnet werden. Zu den SIF gehören im Wesentlichen alle Verwaltungs-, Fakturierungs- oder Kontrollprogramme bzw. Softwares, die die Ausstellung von Rechnungen ermöglichen, wie ERP, PMS, POS, ISV... Es ist zwingend erforderlich, dass die Systeme dieser Softwareanbieter mit dem Betrugsbekämpfungsgesetz übereinstimmen. Für weitere Informationen darüber, wie wir Sie in dieser Hinsicht unterstützen können, klicken Sie bitte hier.

Betreffend der Aktualisierung der Rechtsvorschriften haben die Steuerbehörden konkrete Termine für die Implementierung von VeriFactu mitgeteilt:

9 Monate ab der Veröffentlichung der ministeriellen Verordnung:

Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Softwareentwickler und -anbieter (SIF) ihre Dienste vollständig an die in der Verordnung festgelegten technischen Anforderungen anpassen.
Gleichzeitig verpflichtet sich die Regierung zu einer 9-monatigen Frist, um sich technisch auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten. Nach dieser 9-monatigen Frist wird auf den Servern der staatlichen Steuerverwaltung (AEAT) der Dienst für den Empfang von Rechnungsdatensätzen aus Systemen für die Ausstellung von überprüfbaren Rechnungen verfügbar sein.

1. Juli 2025:

Bis zu diesem Datum müssen die Steuerzahler betriebsbereite computergestützte Rechnungsstellungssysteme (SIF) verwenden, die den in der Verordnung festgelegten Merkmalen und Anforderungen entsprechen. Es ist wichtig zu beachten, dass die Verordnung noch im Entwurf vorliegt und noch nicht endgültig veröffentlicht wurde.

Wir warten derzeit auf die Veröffentlichung der Vorschrift sowie der ministeriellen Verordnung.

Bezüglich der technischen Entwicklung wurden mehrere Änderungen in den Entwürfen für die Registrierung, Änderung und Stornierung von Rechnungen im Entwicklerportal erläutert. Zu den wichtigsten Änderungen gehören:

Ersatz-Registrierung: Es wird eine Option eingeführt, um Änderungen an einem bereits an die AEAT übermittelten Rechnungsdatensatz vorzunehmen. Dieser Prozess kommt zur Anwendung, wenn Daten korrigiert werden müssen, die nicht in der Rechnung enthalten sind, und wirkt sich nur auf den Inhalt der XML-Datei aus – beispielsweise um einen Fehler in der Mehrwertsteuerregelung zu korrigieren. Wenn Änderungen in der Rechnung selbst erforderlich sind, wird empfohlen, eine Korrekturrechnung auszustellen, anstatt diese Option zu nutzen.
Ersatz-Stornierung: Die Möglichkeit, Änderungen an einem Stornorechnungsdatensatz vorzunehmen, wird ebenfalls eingeführt.
Damit gibt es insgesamt fünf Arten des Rechnungsversands: Ersteintragung, Ersatzeintragung, Erststornierung ohne vorherigen Datensatz, Erststornierung und Ersatzstornierung.
Die Datensatz-Layouts werden geändert, um diese Änderungen zu berücksichtigen und das Abrechnungssystem während des Betriebs übersichtlich zu gestalten, indem die Art des Datensatzes in jedem Fall angegeben wird.

SIF: Wie kann man das Betrugsbekämpfungsgesetz und VeriFactu einhalten?

Wie von der AEAT letzte Woche hervorgehoben, gibt es zwei Möglichkeiten für Steuerzahler, das Betrugsbekämpfungsgesetz einzuhalten. Beide Ansätze wirken sich auf die Verwaltungs- und Rechnungssoftware (SIF) aus:

Alle Computersysteme müssen eine normgerechte Rechnungserfassung gewährleisten. In diesem Szenario müssen die Systeme selbst Sicherheits- und Kontrollmerkmale auf einem höheren Niveau erfüllen (Gewährleistung der Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen), und diese Verantwortung fällt in den Zuständigkeitsbereich des zertifizierenden Herstellers.
Darüber hinaus sollte die Software die Möglichkeit bieten, Rechnungen automatisch und in Echtzeit an die AEAT zu senden, wobei ein System zur Ausstellung überprüfbarer Rechnungen (im Wesentlichen ein VeriFactu-System) zum Einsatz kommt, das der Norm entspricht. In diesem Fall sind die mutmaßlichen Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Welche Anforderungen müssen Software-Anbieter erfüllen, um das Betrugsbekämpfungsgesetz und VeriFactu einzuhalten?

Softwareentwickler und -anbieter (SIF) müssen drei Hauptanforderungen erfüllen. Erstens müssen sie für jede ausgestellte Rechnung einen Rechnungsdatensatz erstellen. Zweitens müssen sie die Möglichkeit bieten, diese Datensätze in Echtzeit an die Steuerbehörde zu senden. Und schließlich müssen sie die Einhaltung von Sicherheits- und Kontrollmerkmalen, insbesondere für Rechnungsdatensätze, sowie die Übernahme von Standarddatenformaten gewährleisten.

In der Diskussion wurde auch die Möglichkeit berücksichtigt, dass die AEAT den Steuerzahlern eine einfache Plattform für die Rechnungsstellung anbietet. Diese Plattform würde die gleichen Anforderungen erfüllen, die im Betrugsbekämpfungsgesetz festgelegt sind.

Hier eine Erinnerung an die wichtigsten Sicherheits- und Kontrollmerkmale, die SIFs einhalten müssen:

Inkludieren eines QR-Codes in die Rechnung zur einfachen Überprüfung bei der AEAT
Kalkulieren und Verknüpfen der Fingerabdrücke des Inhalts der Rechnungsdatensätze
Elektronisches Signieren der Rechnungsdatensätze

Optional sollten SIFs die Möglichkeit bieten, Rechnungsdatensätze in Echtzeit an die Steuerverwaltung zu übermitteln, indem sie überprüfbare Rechnungsausstellungssysteme verwenden: Veri*Factu-Systeme.

Obligatorische elektronische B2B-Rechnungsstellung in Spanien

Während wir noch auf die offizielle Veröffentlichung der technischen Anforderungen für die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich warten, ist das Datum des Inkrafttretens für Softwareanbieter gemäß dem Crea y Crece-Gesetz ein Jahr nach der Veröffentlichung dieser Anforderungen.

In der Sitzung bekräftigte die AEAT die wichtigsten Aspekte der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung in Spanien für alle B2B-Transaktionen:

Alle privaten E-Invoicing-Plattformen müssen sich an die Bestimmungen des königlichen Dekrets halten. Sie müssen sich untereinander vernetzen und auch mit der öffentlichen E-Invoicing-Lösung (SPFE: öffentliches elektronisches Rechnungsstellungssystem, spanisch: Solución Pública de Facturación Electrónica) integrieren.
Elektronische Rechnungen müssen einem strukturierten Format entsprechen, das auf dem vom Europäischen Komitee für Normung (European Committee for Standardization, CEN) festgelegten semantischen Datenmodell EN16931 basiert. Dieses Format sollte eine der folgenden Syntaxen aufweisen: CII, UBL, FACTURAE, EDIFACT.
Elektronische Rechnungen müssen den Status jeder Rechnung detailliert ausweisen, mit besonderem Schwerpunkt auf der Zahlungsmeldung, um die Kontrolle des Zahlungsverzugs zu verbessern. Die Zahlungsinformationen an die SPFE sind obligatorisch, sodass die SPFE sie zumindest an die staatliche Beobachtungsstelle für private Zahlungsrückstände weiterleiten kann.
Die öffentliche Lösung zur E-Rechnungsstellung (SPFE) kann sowohl für die Ausstellung als auch für den Empfang von Rechnungen durch den Aussteller und den Empfänger genutzt werden, und zwar ausschließlich durch einen von beiden, oder, wenn sie diese nicht nutzen, durch eine Kopie der Rechnung.
Weitere Aspekte, die behandelt werden, sind unter anderem die Änderung der Verordnung über die Rechnungsstellungspflichten, die Art und Weise der Ausstellung von Rechnungen und die Gewährleistung der Echtheit und Integrität elektronischer Rechnungen.

Obwohl keine spezifischen Aktualisierungen zum Projektstatus für SIFs und Steuerzahler angekündigt wurden, wurden die nichtsteuerlichen Zuständigkeiten geklärt, die die AEAT bei der Kontrolle der elektronischen Rechnungsstellung übernehmen wird. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Entwicklung einer öffentlichen Plattform: Die AEAT wird für die Entwicklung der öffentlichen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung (SPFE - Solución Pública de Facturación Electrónica) verantwortlich sein. Die Rechnungen auf dieser Plattform werden das Facturae-Format verwenden und alle Rechnungen für B2B-Transaktionen in Spanien vereinen.
Statistische Analyse: Die AEAT wird eine statistische Analyse der in der SPFE eingegangenen elektronischen Rechnungen durchführen. Ziel dieser Analyse ist es, die Auswirkungen der neuen Vorschriften auf die Zahlungsausfälle im Handel zu überwachen. Die AEAT wird diese Informationen mit der staatlichen Beobachtungsstelle für private Zahlungsausfälle und dem Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation teilen.
Kostenlose Anwendung für kleine Unternehmen: Die AEAT wird kleinen Unternehmen und Freiberuflichen eine kostenlose Anwendung oder ein Formular zur Verfügung stellen. Mit diesem Tool können sie elektronische Rechnungen ausstellen und sie an die öffentliche elektronische Rechnungsstellungs-Lösung (SPFE) übermitteln.

Es ist wichtig anzumerken, dass die Nationale Steuerbehörde (AEAT) direkt in die Kontrolle der Einhaltung des Betrugsbekämpfungsgesetzes eingreift, während dies bei dem Crea y Crece-Gesetz und der Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer B2B-Rechnungen nicht der Fall ist.

Müssen Software-Anbieter (SIF) sowohl das Betrugsbekämpfungsgesetz als auch das Crea y Crece-Gesetz einhalten?

In der Sitzung betonte die AEAT, dass die Ziele der beiden Verordnungen unterschiedlichen Zwecken dienen. Das Betrugsbekämpfungsgesetz zielt darauf ab, Steuerbetrug zu verhindern, abzuschwächen und zu vermindern, während das Crea y Crece-Gesetz die Digitalisierung der Unternehmen und der spanischen Verwaltung sowie die Bekämpfung von Zahlungsverzug in den Vordergrund stellt.

Es wird betont, dass die Softwareanbieter (SIF) beide Verordnungen einhalten müssen, welche aber als separate und unabhängige Initiativen zu behandeln sind.

Die AEAT bekundete jedoch ihr Interesse an der Angleichung gemeinsamer Elemente zwischen den beiden Verordnungen, um den SIFs die Umsetzung zu erleichtern, wie z. B. eine einheitliche Rechnungserkennung und semantische Elemente. Sie deuteten zwar das Potenzial für mehr gemeinsame technische Anforderungen an, wiesen aber darauf hin, dass dies weitere Änderungen der Verordnungen erfordern würde.

Veri*Factu und die obligatorische Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

Sind Sie ein Softwareanbieter, der unter die Kategorie Rechnungs-Informationssystem (SIF) fällt? Dies umfasst jegliche Software für die Verwaltung, Abrechnung oder Kontrolle, die die Rechnungsstellung ermöglicht (wie ERP, PMS, POS, ISV...). In diesem Fall ist die Einhaltung sowohl des Betrugsbekämpfungsgesetzes als auch des Crea y Crece-Gesetzes für Sie obligatorisch.

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