Der elektronische Beleg und das Handelsdokument in Italien: Ein Leitfaden

In Italien ist der elektronische Beleg (s.g. documento commerciale, bis 2019 auch als scontrino elettronico bekannt) Teil eines modernisierten Ansatzes zur Ausstellung und Verwaltung von Belegen, der darauf abzielt, die Steuerkonformität zu verbessern und Steuerhinterziehung zu verringern. Seit dem 1. Juli 2019 ist er für die Mehrheit der Unternehmen (mit einem Umsatz von mehr als 400.000 Euro) verpflichtend und Teil eines Regierungsprogramms zur Digitalisierung finanzieller Transaktionen und Vereinfachung der Meldung an die italienische Steuerbehörde, die Agenzia delle Entrate (AdE). Seit Januar 2020 gilt die Verpflichtung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.

Italien auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung des Steuersystems

Die Einführung des elektronischen Belegs und der telematischen Registrierkassen (s.g. registratori telematici oder RT) im Jahr 2019 markierte den Beginn der Digitalisierung des Steuersystems in Italien, erforderte jedoch zertifizierte und teure Registrierkassen. Ab 2024 ermöglichen neue Vorschriften den Unternehmen die Nutzung zertifizierter Softwarelösungen wie SIGN IT von fiskaly, was mehr Flexibilität und niedrigere Betriebskosten für diese neue Ära des elektronischen Belegs ohne RT in Italien bietet.

Hintergrund: E-Rechnungen in Italien

Italiens rechtlicher Rahmen für E-Rechnungen (s.g. fatture elettroniche), festgelegt durch das Gesetzesdekret 148/2018 und das Dekret 55/2013, richtet sich an öffentliche Behörden und andere Institutionen. Die B2G-E-Rechnung ist für zentrale Verwaltungen gemäß der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU verpflichtend. Während diese Regelung zunächst nur für Ministerien, Steuerbehörden und nationale Sicherheitsbehörden galt, wurde die Verpflichtung 2015 auf alle öffentlichen Einrichtungen ausgeweitet. Im Januar 2019 führte Italien als erstes EU-Land die nationale E-Rechnungspflicht für B2B und B2C ein.

In Fällen, in denen gemäß Artikel 22 des D.p.r. 633/1972 keine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht, müssen Verkäufe durch einen elektronischen Beleg zertifiziert werden. Steuerpflichtige, die von der Verpflichtung zur Rechnungsausstellung befreit sind, können den elektronischen Beleg zur Zertifizierung ihrer Umsätze nutzen. Dies umfasst die Datenspeicherung und -übertragung an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate, AdE) sowie die Aushändigung eines kommerziellen Dokuments an den Käufer.

Der elektronische Beleg: Rechtsrahmen und Übertragung an die italienische Steuerbehörde (AdE)

Der elektronische Beleg ermöglicht es Händlern, Transaktionsdaten elektronisch zu speichern und an die italienische Steuerbehörde zu übermitteln. Er wurde am 1. Januar 2021 zusammen mit der elektronischen Rechnung eingeführt und zielt darauf ab, Steuerhinterziehung zu bekämpfen, indem sichergestellt wird, dass jede Transaktion registriert und digital an die Behörde übermittelt wird.

Eingeführt durch das Steuerdekret und verstärkt durch das Haushaltsgesetz, wird vorgeschrieben, dass seit dem 1. Januar 2020 alle Unternehmen in Italien, die von der Pflicht zur Rechnungsstellung befreit sind, unabhängig von ihrer Größe elektronische Belege ausstellen müssen. Dazu gehören:

• Hotels, Gastronomie- und Getränkeservices
• Personen- und Fahrzeugtransporte
• Dienstleistungen in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen

Diese Daten müssen telematisch über ein telematisches Kassensystem, den Web-Portal der AdE oder über Fakturierungssysteme an die italienische Steuerbehörde übermittelt werden.

Unternehmen sind verpflichtet, die Details jedes Belegs täglich an die Steuerbehörde zu übermitteln, wodurch ein Echtzeit-Monitoring der Verkäufe gewährleistet wird und die Steuerbehörde die wirtschaftlichen Aktivitäten effektiver kontrollieren kann.

Welche Daten sollte der elektronische Beleg enthalten?

Mit der Einführung der elektronischen Speicherung und Übermittlung von Verkaufsdaten erhalten Kunden nun ein sogenanntes Handelsdokument (s.g. documento commerciale), das umgangsprachlich häufig noch als „Beleg“ (scontrino) bezeichnet wird, anstelle eines traditionellen Kassenbons. Das Handelsdokument wird automatisch über ein telematisches Registrierkassensystem (RT) oder das Portal “Fatture e Corrispettivi” generiert. Laut Dekret vom 7. Dezember 2016 muss das Dokument folgende Angaben enthalten:

• Ausstellungsdatum und -uhrzeit
• Fortlaufende Nummer
• Angaben zum Aussteller (Unternehmensname, gesetzlicher Name oder vollständiger Name des Ausstellers, Standort des Geschäfts)
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen
• Gesamtsummen der Transaktion
• Steuerliche Informationen des Kunden (Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), falls gewünscht

Die Transaktionen werden täglich erfasst, und die Verkaufsdaten müssen innerhalb von 12 Tagen an die Steuerbehörde übermittelt werden, wenn Fiskaldrucker verwendet werden.

Wann wird der elektronische Beleg oder das Handelsdokument ausgestellt?

Artikel 1 des interministeriellen Dekrets vom 7. Dezember 2016 regelt die Ausstellung des Handelsdokuments. Die Belege werden in der Regel in gedruckter Form ausgestellt, können jedoch nach vorheriger Vereinbarung mit dem Kunden auch elektronisch übermittelt werden. Das Dokument muss Lesbarkeit, Verwaltung und langfristige Aufbewahrung gewährleisten.

Die Verkaufsdaten müssen bei Abschluss der Transaktion am Verkaufsort gespeichert werden, und das Handelsdokument oder der Steuerbeleg muss dem Kunden ausgehändigt werden.

Was ist das Ziel des elektronischen Belegs?

Das Hauptziel dieser Belege ist die Bekämpfung von Steuerhinterziehung durch eine genaue Verkaufsberichterstattung an die Steuerbehörden und die Angleichung Italiens an die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung, die seit Januar 2019 für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend ist. Dies ist Teil der breiteren Bemühungen der Europäischen Union, die Steuerkonformität zu verbessern und Steuerprozesse zu digitalisieren.

Die Unterschiede zwischen dem elektronischen Beleg und der E-Rechnung

Eine klare Differenzierung zwischen elektronischen Belegen und elektronischen Rechnungen ist entscheidend. Jede Verkaufstransaktion erfordert in der Regel eine Dokumentation, um den Austausch zu bestätigen und eine genaue Einkommensberichterstattung an die Steuerbehörde zu gewährleisten.

Elektronische Belege werden häufig für Einzelhandelsgeschäfte, insbesondere für kleine Verkäufe, hauptsächlich im B2C-Bereich, ausgestellt. E-Rechnungen hingegen werden für B2B-Transaktionen oder höherwertige Transaktionen verwendet, bei denen eine detaillierte Aufzeichnung für Buchhaltung, Steuerzwecke oder Garantieansprüche erforderlich ist.

Welche Steuerpflichtigen müssen einen elektronischen Beleg ausstellen?

Bei Einzelhandelsgeschäften ist die Ausstellung einer Rechnung nicht zwingend erforderlich, es sei denn, ein Kunde verlangt sie ausdrücklich. Stattdessen sind Unternehmen verpflichtet, die Transaktionsdaten täglich elektronisch zu speichern und an die AdE zu übermitteln. Dieses Verfahren ersetzt die Notwendigkeit, Papier- oder Steuerbelege auszustellen, und macht das traditionelle „Korrespondenzregister“ überflüssig, wie in Artikel 24 des DPR 633/1972 festgelegt.

Diese neue Verpflichtung gilt für alle in Artikel 22 des DPR 633/1972 genannten Einheiten, mit Ausnahme bestimmter Transaktionen, die durch das Ministerialdekret vom 10. Mai 2019 befreit sind.

Ein elektronischer Beleg kann mit einer telematischen Registrierkasse ausgestellt werden, die mit der Steuerbehörde verbunden sein muss. Dieses System muss bestimmte Parameter einhalten und eine Zertifizierung durch die Behörde erhalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Übertragung der Telematikgebühren zur Ausstellung eines Belegs zu gewährleisten:

• über Fiskaldrucker (RT)
• über RT-Server für Verkaufsstellen mit mindestens drei Registrierkassen
• über das Web-Portal der italienischen Steuerbehörde (AdE)

Was bedeutet der elektronische Beleg für Kunden?

Kunden erhalten ein Handelsdokument für Rückgaben und Garantien anstelle eines traditionellen Belegs, entweder in Papierform oder digital. Zwar drohen ihnen keine Strafen, wenn sie keinen Beleg mitnehmen, nachdem sie das Geschäft verlassen haben, aber die Guardia di Finanza kann ihre Einkäufe kontrollieren, um sicherzustellen, dass der Händler die Transaktionen korrekt elektronisch meldet.

Strafen bei Nichteinhaltung der Ausstellung von Belegen

Unternehmen, die die Vorschriften für elektronische Belege nicht einhalten, können von den Steuerbehörden mit Strafen belegt werden, einschließlich Geldbußen und zusätzlichen Inspektionen.

Durch die jüngsten Änderungen im Haushaltsgesetz 2021 wurde das Strafsystem für telematische Belege und die Nutzung von Registrierkassen angepasst. Die wichtigsten Neuerungen umfassen:

• Eine Geldstrafe von 90% der Steuer bei fehlenden, verspäteten oder fehlerhaften Datenübermittlungen
• Eine Geldstrafe von 100€ für Fehler ohne steuerliche Auswirkungen
• Die Möglichkeit einer Lizenzsperre für das Unternehmen nach vier Verstößen innerhalb von fünf Jahren (zwischen 3 Tagen und 1 Monat oder zwischen 1 und 6 Monaten bei Beträgen über 50.000€)

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