Facturar con una caja registradora en Italia: lo que las empresas deben saber
Los contenidos, formatos, métodos operativos y otros aspectos relacionados con los recibos de las cajas registradoras, así como las características del TPV, son específicos de las normativas de cada país.
Italia fue uno de los primeros países en introducir regulaciones fiscales a principios de los años 80, con el objetivo de eliminar la manipulación de datos y garantizar la autenticidad e integridad de los registros de transacciones.
Regulaciones fiscales en Italia
Antes de 2019, las normativas italianas sobre cajas registradoras estaban reguladas por el Decreto del 23 de marzo de 1983. Posteriormente, se actualizaron para implementar cajas registradoras telemáticas (conocidas como "registratori telematici" o RT) y recibos electrónicos (scontrini elettronici, ahora denominados documentos comerciales o "documento commerciale").
Desde esta importante reforma fiscal, todos los dispositivos fiscales deben transmitir automáticamente los datos de las transacciones diarias a la Agencia Tributaria (Agenzia delle Entrate, AdE). Los comerciantes deben usar dispositivos RT certificados, como cajas registradoras RT (impresoras RT) o servidores RT, que facilitan la comunicación directa con los servidores de la autoridad fiscal.
¿Qué hace una caja registradora?
Una caja registradora es un dispositivo utilizado en entornos minoristas y comerciales para gestionar transacciones de ventas, rastrear ingresos y garantizar una contabilidad precisa. Aunque los requisitos exactos de una caja registradora dependen de las normativas específicas de cada país, su propósito principal es registrar las transacciones de ventas, calcular impuestos, almacenar pagos e imprimir recibos.
Muchas cajas registradoras pueden integrarse con otros dispositivos, como escáneres de códigos de barras, impresoras y terminales de pago. Esto permite operaciones más eficientes, facilita la gestión del inventario de productos y mejora la seguridad. Las cajas registradoras modernas también son capaces de comunicarse con plataformas en la nube y con las autoridades fiscales, asegurando transacciones precisas y un cumplimiento normativo sencillo.
¿Desde cuándo es obligatorio el registro telemático?
La caja registradora telemática (RT) es obligatoria en Italia desde el 1 de enero de 2020 para la mayoría de los negocios. Este requisito fue parte de una reforma fiscal más amplia introducida para mejorar la transparencia y combatir la evasión fiscal, asegurando que los datos de las ventas se transmitan automáticamente a la Agencia Tributaria Italiana (Agenzia delle Entrate). La ley estableció un calendario en dos fases para el cumplimiento obligatorio:
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La obligación se introdujo gradualmente, comenzando el 1 de julio de 2019, para los negocios con ingresos anuales superiores a 400.000 €.
A partir del 1 de enero de 2020, el mandato se extendió a todos los negocios, independientemente del nivel de ingresos, exigiendo el uso de cajas registradoras telemáticas certificadas para transmitir electrónicamente los datos diarios de las transacciones a las Autoridades Tributarias. El plazo final se amplió posteriormente al 1 de enero de 2021.
El sistema RT reemplazó a los sistemas tradicionales de recibos fiscales, garantizando mayor precisión, informes en tiempo real y cumplimiento con las normativas fiscales modernas.
¿Cuáles son los requisitos de la caja registradora en Italia?
Según lo establecido en el Decreto Fiscal vinculado a la Ley de Presupuesto de 2019, todas las cajas registradoras en Italia deben estar conectadas a Internet para la transmisión de las tasas telemáticas. Esto obligó a los fabricantes a modificar sus equipos para cumplir con los nuevos requisitos legales.
El anterior "libro de correspondencia" para registrar las ganancias diarias ha sido eliminado. Además, el libro fiscal de las cajas registradoras se ha digitalizado y ahora se puede acceder a él a través de un código QR colocado en la caja registradora. El tradicional recibo fiscal ha sido reemplazado por el documento comercial.
Desde 2019, los equipos de cajas registradoras se denominan registradoras telemáticas (RT). Los datos fiscales en formato telemático XML se envían diariamente y de manera automática a la Agencia Tributaria (AdE), mientras que los clientes reciben un recibo no fiscal (en papel o digital) como prueba de compra o pago.
¿Cómo funciona la caja registradora telemática?
La caja registradora fiscal generalmente incluye un teclado numérico o una pantalla táctil, una impresora fiscal y un teclado personalizable para la introducción de datos. Está conectada a una base de datos remota, lo que permite la descarga de información fiscal y la generación de un resumen de las transacciones.
¿Qué necesito hacer para instalar una caja registradora telemática?
Para obtener una caja registradora telemática (RT) en Italia y garantizar el cumplimiento de los requisitos actuales de declaración fiscal, es necesario seguir estos pasos:
- Elegir un dispositivo certificado: Seleccionar un modelo de RT aprobado.
- Comprar e instalar: Realizar la instalación con un técnico autorizado.
- Registrar el dispositivo: Activarlo ante la Agencia Tributaria (AdE) para obtener una identificación única.
- Configurar la transmisión: Configurar la transmisión automática de los datos diarios de ventas.
- Mantener el cumplimiento: Asegurarse de que el dispositivo se actualice y reciba mantenimiento regularmente.
¿Cuánto cuesta registrar y operar una caja registradora?
El costo de registrar una caja registradora telemática (RT) en Italia se centra principalmente en la compra e instalación del dispositivo, ya que la Agencia Tributaria no impone una tarifa de registro específica.
Los costos generalmente se desglosan de la siguiente manera:
- La compra del dispositivo RT certificado
- La instalación y activación
- Mantenimiento y actualizaciones
Explorar alternativas basadas en software certificado puede ser una solución más rentable para las empresas. Los recientes cambios normativos han introducido soluciones de software como alternativas a los dispositivos RT físicos. Estas opciones de software certificado pueden instalarse en dispositivos existentes, lo que reduce tanto la inversión inicial como los gastos de mantenimiento continuo.
De soluciones basadas en hardware a fiscalización en la nube: el futuro de las cajas registradoras
El Decreto Legislativo 1/2024 de Italia introduce un nuevo enfoque para la transmisión de recibos electrónicos mediante software, eliminando la dependencia de cajas registradoras físicas y dispositivos RT. La transición a soluciones basadas en la nube, como SIGN IT de fiskaly, está diseñada para simplificar el cumplimiento fiscal, reducir costos operativos y unificar los procesos administrativos.
A partir de 2025, las empresas en Italia tendrán la opción de optar por soluciones de software certificado para la transmisión de datos fiscales. Sin embargo, la Agencia Tributaria Italiana aún no ha publicado las especificaciones técnicas necesarias para estas soluciones de software. Hasta que se publiquen estas directrices y se aclaren los detalles normativos, las empresas están obligadas a seguir utilizando los sistemas basados en hardware existentes, incluidas las cajas registradoras telemáticas y los dispositivos RT, para garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales vigentes.
SIGN IT Lite de fiskaly ya permite la transmisión automática completamente conforme de los corrispettivi al conectar su sistema TPV al portal web de la AdE.
Al dar el primer paso hacia la fiscalización basada en la nube, las empresas podrán realizar una transición sin problemas a la próxima solución SIGN IT, que cubrirá todos los requisitos del marco fiscal de Italia en cuanto se publiquen los detalles.