El recibo electrónico y el documento comercial en Italia: guía completa

En Italia, el recibo electrónico (conocido como documento commerciale o scontrino elettronico hasta 2019) forma parte de un enfoque modernizado para la emisión y gestión de recibos, con el objetivo de mejorar el cumplimiento fiscal y reducir la evasión fiscal. Se hizo obligatorio para la mayoría de las empresas (aquellas con una facturación superior a 400.000 euros) a partir del 1 de julio de 2019, como parte de un esfuerzo del gobierno por digitalizar las transacciones financieras y simplificar la presentación de informes a la Agencia de Ingresos de Italia, la Agenzia delle Entrate (AdE). Desde enero de 2020, la obligación se aplica a todas las empresas registradas con IVA.

Italia hacia la completa digitalización del sistema fiscal

La introducción del recibo electrónico y del registrador telemático (RT) en Italia en 2019 marcó el inicio de la digitalización del sistema fiscal, pero requirió cajas registradoras telemáticas certificadas y costosas. A partir de 2024, las nuevas normativas permitirán a las empresas utilizar soluciones de software certificadas, como SIGN IT de fiskaly, ofreciendo mayor flexibilidad y reduciendo los costos operativos para esta nueva era del recibo electrónico sin RT en Italia.

Contexto: Facturación en Italia

El marco normativo de la facturación electrónica en Italia, establecido por el Decreto Legislativo 148/2018 y el Decreto 55/2013, está dirigido a las autoridades públicas y otros organismos. La facturación electrónica B2G es obligatoria para las administraciones centrales, de acuerdo con la Directiva Europea 2014/55/UE. Inicialmente aplicada solo a ministerios, oficinas fiscales y agencias de seguridad nacional, la obligación se extendió a todos los organismos públicos en 2015. En enero de 2019, Italia se convirtió en el primer país de la UE en hacer obligatoria la facturación electrónica a nivel nacional para las transacciones B2B y B2C.

En los casos en los que no se requiere la emisión de una factura, según lo previsto por el Artículo 22 del D.p.r. 633/1972, las ventas deben certificarse con un recibo digital. Los contribuyentes exentos de la obligación de emitir facturas pueden utilizar el recibo electrónico para certificar los ingresos empresariales, con el almacenamiento y la transmisión de datos a la Agencia de Ingresos de Italia (AdE) y la entrega de un documento comercial al cliente.

El recibo electrónico: marco normativo y transmisión a la Agencia de Ingresos de Italia (AdE)

El recibo electrónico (también conocido como recibo telemático o recibo digital) permite a los comerciantes almacenar y enviar electrónicamente los datos de las transacciones a la Agencia de Ingresos de Italia. Introducido junto con la facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2021, tiene como objetivo combatir la evasión fiscal, garantizando que cada venta se registre y se transmita digitalmente a la agencia.

El Decreto Fiscal y la Ley de Presupuesto establecen que, desde el 1 de enero de 2020, todas las empresas en Italia, exentas de la obligación de emitir una factura e independientemente de su tamaño, deben emitir recibos electrónicos. Entre estas se incluyen:

• Hoteles, servicios de restauración y bebidas
• Servicios de transporte de pasajeros, vehículos y transportes
• Servicios en establecimientos comerciales abiertos al público

Estos datos deben transmitirse telemáticamente a la autoridad fiscal italiana mediante un registrador telemático a través del portal web de la AdE o de sistemas de facturación.

Las empresas están obligadas a transmitir diariamente los detalles de cada recibo a la autoridad fiscal, garantizando así el monitoreo en tiempo real de las ventas y permitiendo a la autoridad fiscal controlar las actividades económicas de manera más eficaz.

¿Qué datos debe incluir el recibo electrónico?

Con la introducción del almacenamiento y transmisión electrónica de la información de ventas, los clientes ahora reciben un documento comercial, comúnmente llamado "recibo", en lugar de un recibo fiscal tradicional. El documento comercial se genera automáticamente a través de una caja registradora o del portal Fatture e Corrispettivi. Definido por el Decreto Interministerial del 7 de diciembre de 2016, el documento debe contener los siguientes detalles:

• Fecha y hora de emisión
• Número secuencial
• Información del emisor (razón social, denominación legal o nombre completo del emisor, sede de la actividad)
• Descripción de los bienes o servicios
• Total de la transacción
• Información fiscal del cliente (código fiscal, número de IVA) si es solicitado

Las transacciones se registran diariamente y los datos de venta deben comunicarse a la Agencia de Ingresos de Italia dentro de los 12 días si se utilizan impresoras RT.

¿Cuándo se emite el recibo electrónico o el documento comercial?

El Artículo 1 del decreto interministerial del 7 de diciembre de 2016 regula la emisión del documento comercial. Los recibos se entregan generalmente en forma impresa, pero pueden enviarse electrónicamente previo acuerdo con el cliente. El documento debe garantizar legibilidad, gestión y conservación a lo largo del tiempo.

Los datos de venta deben almacenarse al completarse la transacción en el punto de venta, y el documento comercial o recibo fiscal debe entregarse al cliente.

¿Cuál es el objetivo del recibo electrónico?

El objetivo principal de estos recibos es combatir la evasión fiscal, garantizando un reporte preciso de las ventas a las autoridades fiscales, alineando al mismo tiempo a Italia con la obligación de facturación electrónica (obligatoria para todos los titulares de IVA desde enero de 2019) y con los esfuerzos más amplios de la Unión Europea para mejorar el cumplimiento fiscal y digitalizar los procesos fiscales.

Las diferencias entre el recibo electrónico y la factura electrónica

Comprender la distinción entre recibos electrónicos y facturas electrónicas es esencial. Cada transacción de venta generalmente requiere documentación para validar el intercambio y garantizar un reporte preciso de los ingresos a la Agencia de Ingresos de Italia.

Los recibos electrónicos se emiten comúnmente para transacciones al por menor, especialmente para ventas pequeñas, principalmente en contextos B2C. Por otro lado, las facturas electrónicas se utilizan para transacciones entre empresas (B2B) o para ventas de mayor valor, que requieren una documentación más detallada para fines contables, fiscales o de garantía.

¿Qué contribuyentes deben emitir un recibo electrónico?

Para las transacciones al por menor, la emisión de una factura no es obligatoria, a menos que sea expresamente solicitada por el cliente. En cambio, las empresas están obligadas a almacenar y enviar electrónicamente los datos de las transacciones diarias a la Agencia de Ingresos de Italia (AdE). Este enfoque reemplaza la necesidad de emitir recibos en papel o fiscales y elimina el tradicional "registro de ingresos," como se indica en el Artículo 24 del DPR 633/1972.

Esta nueva obligación se aplica a todos los sujetos previstos en el Artículo 22 del DPR 633/1972, con excepción de algunas transacciones exentas según el Decreto Ministerial del 10 de mayo de 2019.

Un recibo electrónico puede emitirse utilizando un registrador de caja telemático, que debe estar conectado a la Agencia de Ingresos. Este sistema debe cumplir con ciertos parámetros y recibir la certificación de la Agencia.

Existen varias formas de garantizar la transmisión telemática de los ingresos para emitir un recibo:

• a través de registradores telemáticos,
• mediante servidores RT para puntos de venta con al menos tres registradores de caja,
• a través del portal web de la Agencia de Ingresos de Italia (AdE)

¿Qué implica el recibo electrónico para los clientes?

Los clientes reciben un documento comercial para devoluciones y garantías, en lugar de un recibo tradicional, en formato impreso o digital. Aunque no están sujetos a sanciones por no tener el recibo después de salir de la tienda, la Guardia de Finanza puede inspeccionar sus compras para verificar el registro electrónico correcto por parte del comerciante.

Sanciones por el incumplimiento de la emisión de recibos electrónicos

Las empresas que no cumplen con las normativas sobre recibos electrónicos pueden incurrir en sanciones por parte de las autoridades fiscales, incluidas multas e inspecciones adicionales.

Las recientes modificaciones introducidas por la Ley de Presupuesto 2021 han cambiado el sistema de sanciones para los recibos telemáticos y el uso de los registradores de caja. Las principales novedades incluyen:

• una multa del 90% sobre el impuesto por omisión, retraso o envío incorrecto de los datos
• una multa de €100 por errores que no afectan el impuesto
• la posible suspensión de las licencias comerciales después de cuatro infracciones en cinco años, con una duración que varía de 3 días a 1 mes, o de 1 a 6 meses para montos superiores a €50.000

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