Registros de venta telemáticos: el software como alternativa
A partir de 2026, Italia introducirá oficialmente un cuarto método para la transmisión de los registros de venta telemáticos: soluciones basadas en software.
Más allá de los sistemas heredados: el cambio hacia los recibos electrónicos basados en software
Este cambio, incluido en la Ley de Presupuestos de 2024, representa un paso importante en el camino de digitalización fiscal del país. Hasta ahora, los comerciantes podían elegir entre un registrador telemático (RT), servidores RT o el portal web de la Agencia Tributaria para transmitir los recibos. Con la llegada de las soluciones basadas en software en 2026, las empresas tendrán mayor flexibilidad, eficiencia y accesibilidad, especialmente aquellas que operan en el comercio electrónico, los servicios digitales o entornos ágiles.
¿Qué es una solución de software para los registros de venta telemáticos?
Es un sistema certificado que permite la transmisión de los datos de ventas diarias a la Agencia Tributaria sin necesidad de un dispositivo físico RT. En esencia, el software cumple las mismas funciones que un RT, pero lo hace a través de una infraestructura completamente digital conforme a los estándares técnicos de la Agencia.
Del registrador telemático al software: ¿qué cambia?
A partir de 2026, ya no será obligatorio disponer de un registrador telemático para gestionar los recibos diarios. La revolución iniciada en 2021 con la obligación del "recibo electrónico" da ahora un paso más.
El artículo 24 del Decreto Legislativo n.º 1 del 8 de enero de 2024 introduce oficialmente el software certificado como herramienta legal para la gestión de recibos. Estas soluciones garantizan la seguridad e inalterabilidad de los datos conforme a la normativa vigente. No se trata solo de una actualización tecnológica, sino de una simplificación estructural para millones de comerciantes y operadores económicos.
Adios a los requisitos de hardware
El software podrá instalarse en dispositivos comunes como PC, tabletas o smartphones, que se convertirán en las herramientas principales para emitir, almacenar y transmitir documentos comerciales. Esto elimina la dependencia del hardware tradicional y los costes asociados a la compra, mantenimiento y actualización.
Definiciones clave y roles involucrados
La regulación de las soluciones de software para recibos, junto con las especificaciones técnicas publicadas por la Agencia Tributaria el 7 de marzo de 2025, define claramente no solo los aspectos funcionales y tecnológicos, sino también los roles de todos los actores del nuevo ecosistema digital, con el objetivo de garantizar la responsabilidad, trazabilidad y calidad del servicio.
Además del comerciante, que utiliza un Punto de Elaboración (PEM) para registrar operaciones y generar recibos, destacan dos figuras clave:
- Proveedor de software: diseña y desarrolla el sistema conforme a los requisitos técnicos de la Agencia. Debe estar previamente acreditado y su solución debe someterse a certificación y aprobación por parte de la Comisión para Dispositivos Fiscales.
- Distribuidor de software: es quien proporciona la solución al comerciante y garantiza su funcionamiento mediante soporte técnico y operativo. En muchos casos, proveedor y distribuidor pueden ser la misma entidad, aunque no necesariamente.
Esta estructura garantiza una distribución clara de responsabilidades entre desarrollo, entrega y uso, asegurando el cumplimiento normativo y la seguridad del sistema.
Proceso de aprobación de las soluciones de software
Para ser utilizada legalmente, cada solución debe seguir un proceso de aprobación definido por la Agencia Tributaria. El primer paso es la acreditación del proveedor de software, requisito indispensable para iniciar el proceso de certificación.
La solución debe cumplir con las especificaciones técnicas y requisitos de seguridad definidos por la Agencia. Una vez desarrollada, se presenta a la Comisión de aprobación de dispositivos fiscales, que evaluará su conformidad. Solo tras su aprobación oficial podrá ser distribuida y utilizada por los comerciantes.
Este proceso asegura que todas las soluciones en el mercado sean confiables, seguras y conforme a los estándares fiscales italianos, generando confianza en el nuevo modelo y protegiendo tanto a operadores como a contribuyentes.
Beneficios de las soluciones de software
- Flexibilidad operativa: ideales para negocios sin punto de venta fijo: food trucks, vendedores itinerantes, ecommerce, profesionales independientes o servicios móviles podrán adoptar una solución certificada sin necesidad de hardware específico.
- Ahorro económico: a diferencia de las cajas registradoras, que implican inversiones iniciales, actualizaciones de firmware y asistencia técnica, el software solo requiere un dispositivo conectado a internet y una suscripción, normalmente más económica y actualizable a distancia.
- Integración con otros sistemas: el software se integra fácilmente con sistemas de gestión, POS virtuales o herramientas contables existentes, simplificando la gestión fiscal y reduciendo errores manuales.
- Actualizaciones en tiempo real y cumplimiento automático: con soluciones en la nube, las actualizaciones son gestionadas por el proveedor. No se requieren sellos fiscales, intervenciones técnicas ni actualizaciones manuales: todo está automatizado y siempre en cumplimiento con la normativa.
Nuevas oportunidades para los proveedores de soluciones POS
La llegada de los sistemas de recibos basados en software no solo beneficia a los comerciantes, sino que también abre nuevas oportunidades para los proveedores de soluciones POS. Al eliminar la dependencia del hardware, la gestión fiscal se desvincula de dispositivos propensos a fallos, obsolescencia y altos costes de mantenimiento.
Según las especificaciones del 7 de marzo, el distribuidor es responsable del almacenamiento y conservación de los datos fiscales, desempeñando un papel clave en el ciclo documental digital. Esto realza el valor de los servicios digitales ofrecidos, que pueden incluir pagos integrados, contabilidad automática y exportación estructurada de datos.
Además, al centralizar la generación del documento comercial y los datos de pago en el PEM, los proveedores pueden ofrecer soluciones todo en uno que simplifican las operaciones y mejoran el valor percibido.
Estamos entrando en una fase de transición tecnológica que sustituirá progresivamente los dispositivos POS y RT físicos por software instalado en dispositivos móviles o de escritorio comunes. Para los proveedores, esto supone acceder a un mercado más amplio, dinámico y escalable, con modelos de servicio por suscripción o integrados con sistemas de gestión o bancarios.
¿Por qué elegir soluciones de software?
Con la llegada de estos sistemas, Italia se alinea con los estándares europeos de fiscalización inteligente, construyendo un sistema más ágil, transparente y adaptado a la economía digital.
Las empresas deben ahora evaluar su dirección futura: continuar con RT, migrar a servidores RT o adoptar el nuevo modelo basado en software. En todos los casos, la tecnología jugará un papel cada vez más central en la gestión fiscal moderna.
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Esta transición marca un hito en el panorama fiscal italiano. En un mundo donde la digitalización, la flexibilidad y la integración con sistemas de pago son esenciales, elegir la tecnología adecuada no es solo una cuestión de cumplimiento, sino una decisión estratégica.
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